Aufgabe war es, eine Einrichtung zu schaffen, in der Wissen über die Geschichte des Unternehmens sowohl für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit als auch der internen Kommunikation zur Verfügung gestellt werden kann. Die Deutsche Bahn AG betrachtete dies als einen wesentlichen Bestandteil ihrer Unternehmenskultur.
Die infrastrukturellen Voraussetzungen dafür schafft die Historische Sammlung der Deutschen Bahn AG. Ihr Ziel ist Bildung, Pflege, Nutzbarmachung einer dauerhaften und aussagekräftigen Dokumentensammlung zur Unternehmensgeschichte der Deutschen Bahn AG. Die Historische Sammlung erschließt und sichert seit dem unter strategischen und kommunikativen Aspekten zentrales Archiv- und Bildgut des Unternehmens und stellt sie für den internen ggfs. externen Gebrauch zur Verfügung. Die Sammlung dient als Quellenmaterial für die Unternehmensgeschichte und damit auch für die allgemeine Wirtschafts- und Verkehrsgeschichte.
Aus dem ersten Findbuch zum Bestand des Archivs von 1993
Das Archiv der Frankfurter Gesellschaft für Handel, Industrie und Wissenschaften wurde am 18. Mai 1990 in folgendem Zustand vorgefunden: Es bestand aus ca. 200 Aktenordnern, die, räumlich beengt, auf sieben Regalmetern lagerten und ca. 80.000 Blatt teils maschinengeschriebener, teils handschriftlich verfaßter Dokumente enthielten. Desweiteren befanden sich 13 Protokollbücher, fünf Kisten Silberbesteck, über 100 Tonbänder, 330 Tonkassetten und eine Autographensammlung in dem Raum. Zur Erschließung dieser Materialien – zwecks Aufarbeitung der Geschichte der Gesellschaft sowie zu sonstigem Gebrauch – wurde vorgeschlagen, die Dokumente zu sichten und zu verzeichnen. Aus den Bezeichnungen der Vorgänge, den Schlagwörtern und der Signatur sollte ein nach verschiedenen Kriterien aufbereitetes Repertorium mit einem Registerteil erstellt werden.
Der urprüngliche Ordnungsvorschlag lautete:
- Verzeichnen und Ordnen der Schriftstücke und Bücher nach einem Nummernsystem —
entweder unter Wahrung der bestehenden Ordnung oder Anfertigung einer neuen Systematik.
- Soweit möglich Erstellung einer chronologischen Verzeichnisses der Schriftstücke und Anlegen eines nach Sachbegriffen geordneten Repertoriums.
- Erstellung eines Personenregisters aus den Materialien zum Mitgliederbestand, aus den adressierten Schriftstücken und den Angaben in den Protokollbüchern.
Aus dem Vorwort zum Findbuch des Archivs von 2009:
Das Archiv der Frankfurter Gesellschaft für Handel, Industrie und Wissenschaft ist 2008 zum vierten Mal einer gründlichen Revision unterzogen worden. Hier ist zum einen die Überführung der Dokumentationsmappen in Dokumentenbände zu nennen und zum anderen wurde, wie in den vorangegangenen Revisionen, auch diesmal die Neuzugänge bis Datum 31.8.2008 eingearbeitet, sofern sie für den Betriebsablauf nicht mehr benötigt wurden, und damit das Archiv um eine Fülle neuer Dokumente erweitert. Die Neubearbeitung des Archivs umfaßte die Revision der Archivbestände und die Integration der neuen Bestände, im gesamten 50 Ordner, sowie die Erfassung der Tonkassetten der Jahre 2000 bis 2006. Die Bearbeitung dieser Bestände umfasste im Einzelnen:
- Archivische Bearbeitung (Befreiung von Klammern u. sonst. Eisenteilen)
- Bildung von Archivbüscheln bzw. Vorgangsmappen
- Paginierung und Erfassung der Bestände
- Ablage und Einordnen in den vorhandenen Bestand
Außerdem ist mit den Filmaufnahmen zur Villa Bonn eine neue Abteilung eingerichtet worden, die Abteilung 10 mit dem neuen Filmarchiv. Die Einordnung der neuen Akten lag dieses Mal in den Händen von Frau Nathalie Fornoff, die die Revision des Archivs mit großer Sorgfalt vorgenommen hat.
